情報共有ツールで、円滑な業務遂行|ルートシステム

メールよりも、チャットツール?

チャットツールを導入する企業が増えています。メールよりもコミュニケーション速度が圧倒的に速く、テーマごとにグループを作成できるなどのメリットから利用されていますが、ビジネスにおいては、メールとチャットの使い分けが必要でしょう。

複数人に同じ内容の
メッセージを送りたい場合は
「チャット」

チャットの利点はグループを作成して複数人と同時に会話ができること。
緊急性のある内容の
場合は「チャット」

LINE等のSNS普及が、プッシュ通知があるとすぐに反応し見るという習慣がついている人が多く、気付きやすいでしょう。
原則、社内は「チャット」
社外は「メール」

社外へはビジネス文書で正式なスタイルの連絡が常識。社外でもチーム感のある場合やプロジェクトのメンバーならば例外的に「チャット」もあるでしょうが、その選択は慎重に。
エビデンスを
残したいときは「メール」

先方からの承諾を残す。商品の発注数や単価など数字が絡む内容などエビデンスを残したいときには必ずメールで。

	チャットツール	メール
メリット	複数人と会話ができる簡素な文章でメッセージを送信できる結論が早く出せる	正式な連絡イメージが相手に伝わる時間を拘束しない、されないエビデンスとして確認できる
デメリット	上司や顧客には使えない時がある文章が簡素過ぎて伝わらない時がある仕事とは関係ないメッセージが飛び交う可能性がある	ビジネス用の文章を考える必要があるエビデンスが相手にも残る通知に気づきにくい。(レスポンスが遅くなる)

ビジネスチャットや
グループウェアを、どう選ぶか

ビジネスチャットやグループウェアは様々なサービスが乱立している状態と言っても過言ではなく、自社でどのツールを導入すればいいのか判断が悩ましいところです。例えばcybozuだけを取り上げてみてもkintone、Office、Garoonと事業規模や機能の絞り込みなどで選択可能になっています。グループウェアの主な機能を集約してみると

・チャット、メール、回覧板、掲示板
・スケジュール管理、タスク管理、日報
・申請、稟議
・ファイル共有、データベース作成

などになります。これらの社内コミュニケーションや業務を作業場所を選ばずに可能にしますが、一概に多機能であればいいというわけではなく(コスト負担も大きくなっていきます)少なくとも以下を検証し、最適な選択する必要があります。